○徳島大学個人情報の保護に関する規則
平成17年3月2日
規則第135号制定
目次
第1章 総則(第1条?第2条)
第2章 管理体制(第3条―第6条)
第3章 個人情報の取扱い(第7条―第19条)
第4章 安全確保の措置(第20条―第32条)
第5章 個人情報ファイル(第33条?第34条)
第6章 開示、訂正及び利用停止請求への対応(第35条)
第6章の2 仮名加工情報及び行政機関等匿名加工情報の提供(第36条―第45条)
第7章 監査(第46条?第47条)
第8章 雑則(第48条)
第9章 懲戒等(第49条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 徳島大学(国立大学法人徳島大学及びその設置する大学をいう。以下「本学」という。)が取り扱う個人情報については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「施行規則」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他関係法令又は別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規則において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいい、番号法第2条に規定する個人番号及び特定個人情報を含む。
(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
(2) 個人識別符号が含まれるもの
2 この規則において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号をいう。
(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
3 この規則において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する記述等が含まれる個人情報をいう。
4 この規則において「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、本学の役職員が組織的に利用するものとして、本学が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書(以下「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
5 この規則において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
6 この規則において「本人」とは、当該個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(1) 第1項第1号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(2) 第1項第2号に該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
9 この規則において「行政機関等匿名加工情報」とは、次の各号のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等情報公開法第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除く。)が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。
(1) 個人情報ファイル簿に掲載されるものであること。
(2) 本学に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の独立行政法人等情報公開法第3条の規定による開示の請求があった場合において、当該独立行政法人等が次のいずれかを行うこととなるものであること。
イ 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
ロ 独立行政法人等情報公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
(3) 本学の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
10 この規則において「行政機関等匿名加工情報ファイル」とは、行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1) 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
11 この規則において「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
12 この規則において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものを除く。)をいう。
(1) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
(2) 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
13 この規則において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
14 この規則において「保有個人データ」とは、本学の役員又は職員(以下「役職員」という。)が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるもの以外のものをいう。
15 この規則において、「学術研究機関」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。
16 この規則において「部局等」とは、各学部、大学院各研究科、大学院各研究部、教養教育院、先端酵素学研究所、ポストLEDフォトニクス研究所、徳島大学学則(昭和33年規則第9号。以下「学則」という。)第4条に定める共同教育研究施設等、四国産学官連携イノベーション共同推進機構、附属図書館、病院、キャンパスライフ健康支援センター、障がい者就労支援センター、監査室、監事支援室、事務局各部、技術支援部及び学則第7条の6により設置するその他の組織をいう。
第2章 管理体制
(総括保護管理者等)
第3条 本学に個人情報の総括保護管理者(以下「総括保護管理者」という。)を置き、学長が指名する理事をもって充てる。
2 部局等に個人情報の部局等総括保護管理者(以下「部局等総括保護管理者」という。)を置く。
3 部局等総括保護管理者は、部局等の長をもって充てる。
4 部局等の事務を行う組織に、個人情報の保護管理者(以下「保護管理者」という。)及び個人情報の保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置く。
5 前項の規定に基づき、本学の課、室(課に置く室を除く。以下同じ。)及び技術支援部に、保護管理者及び保護担当者を置く。
6 保護管理者は、課にあっては課長を、室にあっては室長を、技術支援部にあっては部門長(URA部門にあっては当該部門を総括する副技術支援部長)をもって充てる。
7 保護担当者は、保護管理者が指名する者をもって充てる。
9 本学に、監査責任者を置き、監査室長をもって充てる。
(総括保護管理者等の役割)
第4条 総括保護管理者は、本学における個人情報の管理に関する事務を総括し、適切な管理のために必要な措置を講ずる任に当たる。
2 部局等総括保護管理者は、部局等における個人情報の管理に関する事務を総括し、適切な管理のために必要な措置を講ずる任に当たる。
3 保護管理者は、個人情報の管理に関する事務を行い、個人情報の適切な管理の確保とその徹底に努めるものとする。この場合において、個人情報を情報システムで取り扱うときは、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携してその任に当たる。
4 保護担当者は、保護管理者を補佐し、個人情報の適切な管理に努めるものとする。
(役職員の義務)
第5条 役職員は、保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及びこの規則の定め並びに総括保護管理者、部局等総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
(情報公開?個人情報保護委員会)
第6条 本学に、情報公開及び個人情報の保護に関する事項を審議するため、総括保護管理者を委員長とする情報公開?個人情報保護委員会を置く。
2 委員会について必要な事項は、別に定める。
第3章 個人情報の取扱い
(利用目的の特定等)
第7条 本学において個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 役職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。ただし、